Nuevas reglas para el expediente digital

 El Gobierno de Mendoza avanzó en su proceso de modernización administrativa al reglamentar de manera integral el uso obligatorio del Sistema de Gestión Documental Electrónica (GDE) en todo el ámbito del Poder Ejecutivo. La decisión quedó formalizada mediante el Decreto 1080 publicada este lunes en el Boletín Oficial, que aprueba un extenso reglamento destinado a unificar criterios para la gestión de documentos, expedientes y registros digitales dentro de la administración pública provincial.

La norma busca consolidar un esquema único para la producción, circulación y conservación de la documentación oficial. Entre otros aspectos, fija reglas para la creación, firma, digitalización, archivo, consulta y resguardo de los documentos electrónicos, además de establecer las responsabilidades de los distintos usuarios que operan dentro del sistema.

El reglamento también determina la estructura de administración del GDE, definiendo funciones para administradores centrales, jurisdiccionales y locales, así como distintos niveles de permisos de acceso. A su vez, incorpora medidas de seguridad vinculadas a la firma digital, el uso de credenciales personales y mecanismos de control para proteger la información estatal.

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Uno de los cambios centrales es que todos los documentos oficiales deberán generarse y firmarse a través del módulo GEDO, integrado al sistema GDE. Cada documento contará con una identificación única y numeración correlativa anual, mientras que el documento digital será reconocido como el original válido a todos los efectos administrativos y legales.

La reglamentación también ordena el funcionamiento de los expedientes electrónicos, estableciendo procedimientos para su identificación, caratulación, tramitación, pases entre oficinas, consultas, notificaciones y archivo. Además, contempla mecanismos para digitalizar documentación en papel y reconstruir expedientes físicos en caso de pérdida o deterioro.

Otro de los puntos relevantes es la regulación de los documentos y expedientes reservados. Para generar este tipo de actuaciones será necesario justificar formalmente la necesidad de restringir el acceso y contar con autorizaciones específicas de las autoridades competentes. El sistema permitirá determinar qué usuarios podrán consultar o intervenir en cada trámite reservado.

Asimismo, el decreto reconoce la validez de las notificaciones electrónicas, que pasarán a formar parte del procedimiento administrativo habitual dentro del Estado provincial. De esta manera, las comunicaciones realizadas mediante el sistema tendrán efectos legales y quedarán registradas digitalmente.

La medida se apoya en la Ley Provincial 9625, que declaró política pública la transformación digital del Estado mendocino y otorgó plena validez jurídica a la documentación electrónica. También toma como referencia la Ley Provincial 9003 de Procedimiento Administrativo y la Ley Nacional 25.506 de Firma Digital.

Con este marco normativo, el Ejecutivo busca garantizar mayor trazabilidad, seguridad, transparencia y uniformidad en la gestión administrativa, reduciendo la dependencia del soporte papel y consolidando un modelo de administración completamente digital.