Apps y tips para tener una buena lista de tareas

 La listas de tareas pueden ser muy útiles al momento de ayudarnos para organizaros y llevar a cabo varias labores sin perder tiempo, dinero y otras cosas más.

Pero, para que funcionen estas listas, es necesario ser ordenados y cumplir a rajatabla todo lo anotado.

Desde el sitio GenBeta, crearon un listado de apps que pueden ayudar a los usuarios a organizarse bien y además presentaron una serie de tips para poder crear listas de la mejor manera.

Si las personas buscan una app de listas de tareas de lo más simple, que funciona directamente en el navegador web y ni siquiera requiere crear una cuenta de usuario, se puede utilizar Daily Todo. Basta con abrir la página en una pestaña, crear la lista y a trabajar.

Una opción también para el navegador, aunque con un diseño un poco más trabajado y con perfil de usuario, es Do it (Tomorrow): una lista de tareas online (con versión para móvil también) que permite repartir las tareas entre lo que la persona puede hacer hoy y mañana.

Si el usuario es de utilizar más el celular que la PC, puedes disponer de Wunderlist, Todoist y Any.do.

Otra herramienta que puede servir, sobre todo si se trata de tareas a largo plazo integradas dentro de un proyecto de mayor volumen, es Trello; con esta utilidad se puede gestionar proyectos de trabajo de gran envergadura, dividiéndolos en fragmentos más pequeños y organizando éstos por categorías, sin perder de vista en un solo momento ni una sola de las tareas asociadas.

Ya con las apps en los móviles o la PC o el papel en mano, es tiempo de crearlas, pero ¿qué método es mejor para hacer una lista de tareas?

Existe una serie de consejos para que todo aquel que empiece a trabajar con una lista de tareas tenga los mejores resultados.

-Crear la lista de tareas el día anterior. No cometer el error de sentarse a trabajar en el escritorio y que lo primero que se haga sea crear la lista de lo que se tiene que hacer ese día; se estará perdiendo un tiempo precioso, y además probablemente las horas en las que la persona está más fresca y llena de energía. No, el momento ideal para preparar la lista es al acabar la jornada del día anterior; así poder pasar alguna tarea que se haya quedado en el tintero, y planificar tranquilamente la jornada del día siguiente como punto y final al día de trabajo.

-Cuidado con la longitud. Hacer una lista de tareas con 20 elementos es un gran error; no hace más productiva a la persona, la agoabia con sólo mirarla y lo más probable es que cause una sensación de insatisfacción al acabar el día sin haber podido completar alguna tarea. Las listas de tareas deberían ser breves y centradas en lo más importante. Dos métodos recomendables son el 3+2 (tres tareas importantes más dos tareas menos importantes) y el 1-3-5 (una tarea importante, tres tareas menores y cinco mini-tareas)

-Mantener listas aparte. Un truco para los que son incapaces de hacer listas tan breves es mantener dos listas aparte de la lista de tareas principal. Una sería la "dump list", una lista donde volcar todo lo que te ronda por la cabeza y que tienes que hacer, y que el usuario irá incluyendo y priorizando en la lista principal a medida que complete tareas; la otra sería la "Low energy list", una lista de mini-tareas para completar cuando el cansancio abrume, o como "pausa" entre otras dos tareas más exigentes.

-Organizar las tareas de alguna forma. Ya sea ordenándolas por prioridad, o segmentándolas por el tipo de tarea (cosas del trabajo, cosas personales, cosas domésticas), es importante categorizar las tareas de alguna manera. Si se reúne todas tareas en una sola lista será más complicado completarlo todo.

-Crear tareas específicas. La lista de tareas está para ayudar a la persona a ser más productiva, no para hacerla pensar. Por eso es fundamental que sean lo más precisas posible, y que contengan toda la información que se necesita. Porque no es lo mismo tener como tarea "escribir artículo para el blog" que algo como "Artículo para el blog: lista con apps de productividad (enlaces seleccionados ya en el borrador de Wordpress)": una tarea concisa, con todos los datos que necesitas para ponerte a trabajar en ella ya mismo.

-Tener en cuenta el tiempo. Es complicado saber de antemano cuánto tiempo vas a tardar en completar cada tarea de tu lista, pero a medida que se usa la experiencia te ayudará a hacerlo. Y estimar ese tiempo es importante a la hora de añadir nuevos elementos a tu lista y combinarlos con otros, para poder completar todo lo que te propongas en el tiempo que tengas para trabajar (o dividirlo en dos o más jornadas, según lo que necesites).

-Tachar lo que se vaya consiguiendo. No sólo ayudará a mantener la lista organizada y saber lo que se ha completado, sino que a nivel psicológico la sensación del trabajo proporcionará una gran satisfacción.

-Probar varios métodos y quedarse con el que mejor funcione. Lo importante es conseguir un método (o una mezcla de varios, que también se puede) que se adapte a la persona, a sus gustos y necesidades, a tu forma de trabajar - y no al revés-.